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先手必勝!歓送迎会獲得戦略!!

2012年2月配信

今回はお客様の心を掴む歓送迎会対策を特集します。今何をするべきかやどんな対策が効果的かなどの情報をお届けします。

まずは、手順や方法を確認しましょう。毎年のことで、理解されている方も、復習のつもりで、もう一度点検しましょう。

①昨年までの振り返り

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□数値分析
売上を分析し、どの日(例:2週目の金曜日)が一番売上がよかったのかを検証します。
多い客層(例:サラリーマン、女性同士のグループ等)を検証します。
どの価格帯のコースが一番出たかを検証します。
※周辺の競合店の昨年のコースなどの情報もあれば検証します。

□販促の費用対効果の検証
各媒体(チラシ、グルメサイト、ホームページなど)からの予約数、売上高を集計し、費用対効果を検証します。

□ 顧客名簿
予約台帳、頂いた名刺を基に営業用の名簿を作成しましょう。顧客名簿を作っているお店は、お客様の利用頻度を基に分類をしましょう 。以前に歓送迎会や忘年会などの宴会で使っていただいたお客様は今年も利用していただける可能性が高いので、1番に案内すべきターゲットです。

②歓送迎会向けコースの作成

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①で行った過去の振り返りや、立地、競合店の状況、今のトレンドなどを参考にして歓送迎会用の宴会コースを作成してみましょう。特に法人の忘年会の場合、必ず数店を比較したうえでお店が選ばれます。自店の売りをしっかりと出して、他店と差別化できるコースを作成しましょう。

忘年会プランと同じコースを名前だけ変えて出すというようなお店も見受けられますが、 できれば歓送迎会用に新しくしましょう。例えば、春野菜など旬の食材を使用したメニューを加えるなど、季節感、特別感を演出しましょう。

③販促

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プランができたら早速告知しましょう。特に大口宴会ほど複数店舗を比較して決める傾向があります。まだ先と考えずに、すぐにでも予約獲得に動きましょう。

販促のポイント

◆まずは来店客に告知
日頃自店を使ってくれているお客様は、当然歓送迎会で利用してくれる可能性も高いでしょう。まずは、店内に歓送迎会プランの告知を掲示する(特にトイレの中は効果的です!)、会計時に案内のチラシを手渡しする、店頭にも案内を貼りだすなどして、来店客に積極的に歓送迎会プランをアピールしましょう。

◆法人営業を必ず行いましょう
規模の大小はあっても、ほとんどの職場では歓送迎会は必ず実施されます。法人営業は必ず実施しましょう。お店の規模や客層に応じて、ターゲットとなる近隣の法人をピックアップしましょう。

宴会の予約を取るという姿勢ではなく、宴会の提案をするということが重要です。近所の会社や官公庁、学校、病院などに積極的にチラシを持って挨拶回りに行きましょう。その際に訪問先の社名を入れた割引券を一緒に渡すと特別感を演出できます。ポスティングではなく、担当者・幹事様にお会いして直接アピールしたほうが効果的です。

◆予約状況に応じて宴会予約をコントロールしよう 機会ロスをなるべく出さないように、ただ機械的に予約を受けるのではなく、予約時間の調整・提案をして少しでも回転をできるように、席が埋まるように調整しましょう。

④実施に向けての準備

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冒頭にも書きましたが、歓送迎会は新たなお客様との出会いの場でもあります。シフト調整や新人教育などを入念に行い、来店いただいたお客様に満足してもらい、再来店を促すおもてなしができる体制を作りましょう。

□ オペレーションの見直し

忙しくなると料理やサービスにどうしてもブレがでてきてしまいます。調理マニュアル、接客マニュアルがきちんと整備されている店は、実際にその通りに店が運営されているか今一度チェックしましょう。個人店ではマニュアルを作っていない店もあるかと思いますが、今のうちに安定した料理、サービスが提供できるようにマニュアルを整備し、新人教育・従業員教育を行うことが必要です。

□ 再来店してもらうための仕組みを作りましょう。

初めて来店されるお客様も沢山いらっしゃいます。お客様の情報(住所orメールアドレス)は必ず取得できるようにアンケートや会員制度を作ったりしておきましょう。携帯電話のメール会員システムも安価なサービスが増えてきていますので、今回をきっかけに導入してみてはいかがでしょうか?

また、積極的にお客様とコミュニケーションをとりましょう。宴会の最後の方になるべく店長が自ら出向き、名刺をお渡しして、さりげなく感想をうかがいつつ、お客様のお名前と連絡先をお聞きできればベストです。帰り際に一言挨拶をしてお見送りするだけでもお客様の印象は全く変わります。

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お客様の心を掴む、歓送迎会対策3つのヒント

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上記のような流れで準備をすすめていきますが、実際に来てくれたお客様が満足し、好印象が残るようにするために、3つのヒントをお伝えします。

①予約時に必ず用途を聞こう

当たり前のことのようですが、まずは大人数での予約が入った場合、必ず用途を聞くようにしましょう。そこから会話が始まり、歓送迎会用のプランのご案内や、次に述べる印象に残る宴会にするための提案などが可能になります。

②主役を喜ばせるための企画を用意しよう

歓送迎会は忘年会や普段の宴会とは違い必ず送られる人、迎えられる人、つまり主役が存在します。幹事や参加者は、その主役を喜ばせたいと思い歓送迎会を企画するわけですから、お店の方でその気持ちを形にできる企画を用意することで、いいお店だな、使えるお店だなという印象を持ってもらえます。

具体的にはメッセージ入りのケーキやデザートプレートを用意したり、記念撮影のサービスを実施したりなど、主役が喜び、幹事さんにとっても使い勝手がいいなと思えるような企画を準備しましょう。

③設備を整えよう

歓送迎会の会場を選ぶにあたり、設備も重要視されます。最近特に要望が多いのがプロジェクターです。送別会などで、オリジナルの映像を持ち込んで映したいという希望があるようです。

最近はレンタルできるところも増えていますし、安価なものも出ていますので、今後のことを考え思い切って購入してもいいかもしれません。プロジェクターの設備があれば、結婚式の二次会需要にも応えられるため、あらたな客層を開拓できるかもしれません。

もう1つあるといいのがインスタントカメラ(もしくはデジカメ+印刷プリンター)です。撮影してその場で写真を渡せるインスタントカメラは記念撮影の必需品です。誕生日などのサービスにも活用できるため店には、必須の機材ですね。

以上、少し長くなりましたが、歓送迎会対策の手順やポイントをお伝えしました。これを参考にお店にあわせた戦略をたて、即行動に移しましょう。お困りのこと、お悩みのことなどありましたらなんなりとお気軽にご相談ください。

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